Ak potrebujete udeliť prístup do systému a k údajom vašej organizácie novej osobe (napríklad novému zamestnancovi alebo externému poradcovi), môžete tak urobiť v niekoľkých jednoduchých krokoch.
Inicializácia procesu
Nového používateľa pridáte k prevádzke zadaním jeho emailovej adresy v Správe používateľov. Položku Správa používateľov nájdete v pravom hornom menu aplikácie (pod vašim menom). Proces pridávania nového používateľa sa inicializuje kliknutím na hlavné zelené tlačidlo so symbolom „+“ (plus). Toto tlačidlo nájdete umiestnené vľavo hore, tesne nad tabuľkou so zoznamom existujúcich používateľov.
Práca s oknom „Pridať používateľa“
Po kliknutí na zelené tlačidlo „+“ sa do popredia obrazovky načíta vyskakovacie okno s názvom Pridať používateľa. V tomto okne sa nachádza iba jeden zadávací prvok:
Email *: Toto textové pole je určené na zadanie e-mailovej adresy osoby, ktorej chcete udeliť prístup. Červená hviezdička za slovom Email signalizuje, že ide o povinný údaj, bez ktorého vyplnenia nebude možné proces úspešne dokončiť. Zadaná e-mailová adresa musí byť presná, keďže bude slúžiť ako identifikátor používateľa.
Potvrdenie alebo zrušenie akcie
V spodnej časti vyskakovacieho okna sa nachádzajú dve farebne odlíšené akčné tlačidlá, ktorými celý proces riadite:
Zelené tlačidlo so symbolom fajky: Slúži na finálne potvrdenie zadanej e-mailovej adresy a udelenie prístupových práv danej osobe.
Červené tlačidlo so symbolom krížika: Slúži na stornovanie akcie. Ak ste si pridanie používateľa rozmysleli, alebo ste sa pomýlili, kliknutím na toto tlačidlo sa vyskakovacie okno bezpečne zatvorí bez uloženia akýchkoľvek zmien.
Ďalší postup a notifikácie po pridaní používateľa
Po potvrdení pridania systém automaticky vyhodnotí, či ide o úplne nového alebo už existujúceho používateľa a podľa toho nasleduje ďalší postup:
Nový používateľ (ešte nemá účet v EnviSys): Osobe je automaticky odoslaný e-mail s predmetom „Pozvánka do aplikácie EnviSys“, ktorý obsahuje výzvu na registráciu pre získanie prístupu do organizácie a prevádzkarne. Kým používateľ túto pozvánku neprijme, v zozname používateľov v aplikácii svieti jeho stav ako „Čakajúci“. Pre získanie prístupu sa musí používateľ následne zaregistrovať vyplnením registračného formulára. Po úspešnom dokončení registrácie a overení e-mailu sa jeho stav v aplikácii automaticky zmení zo stavu „Čakajúci“ na stav „Aktívny“.
Existujúci používateľ (už má účet v EnviSys): Pokiaľ ide o používateľa, ktorý už s aplikáciou pracuje (napríklad pôsobí v inej prevádzke), nie je potrebná opätovná registrácia. Systém mu na e-mailovú adresu zašle iba informatívnu správu s predmetom „Pridanie pristupovych práv v aplikacii EnviSys“, v ktorej je informovaný, že mu boli pridelené prístupové práva do novej organizácie a prevádzkarne. Jeho stav je v zozname používateľov okamžite evidovaný ako „Aktívny“.